Legalizar documentos norteamericanos. La Apostilla de La Haya
Supongamos que tenemos que presentar una documentación oficial norteamericana ante un organismo oficial español (o viceversa). Por ejemplo, un título oficial, un certificado académico (transcripts), un certificado de nacimiento, etc. ¿Qué es lo que hay que hacer?
La Apostilla de La Haya
El 5 de octubre de 1961 varios países se pusieron de acuerdo para redactar un protocolo de autentificación de documentos oficiales (leer acuerdo). Esto era necesario porque no todos los países tienen ni los mismos sistemas administrativos ni los mismos modelos (no es lo mismo un certificado de nacimiento español que uno de Hong-Kong). Lógicamente se trataba de buscar un acuerdo para respetar la legalidad vigente de cada país en cuanto a la validez de esos documentos.
En resumen, este acuerdo lo que establece es que aquellos documentos oficiales emitidos en cualquiera de esos países tiene validez oficial en cualquiera de los demás. Para ello, hay que seguir un procedimiento que nos lleve a obtener la Apostilla que no es otra cosa que un sello tipo notarial en el documento.
¿Cómo se legaliza un documento americano para usarlo en la administración española?
El procedimiento es muy sencillo. Supongamos que tenemos un certificado de nacimiento emitido en un estado de USA y que queremos utilizar para presentarlo en la Embajada o Consulado de España de USA. Los pasos son:
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Traducir el documento mediante un traductor certificado (Certified Translator). Cualquier traductor certificado por la ATA (American Translators Association) es válido. (*)
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Acudir a un Notario Público para notarizar el documento. Lo que hace este Notario (no es lo mismo que un Notario español, sino más bien un fedatario) es certificar que la persona que firma la traducción es quien dice que es. A veces este paso lo puede hacer el propio traductor. (*)
* El Notario Público no certifica la validez o la precisión de la traducción. Por eso, muchas traducciones las hacen los propios interesados, lo cual a veces puede ser un problema porque si no están bien hechas, el documento puede no ser aceptado luego en destino y vienen los problemas, las discusiones con el Consulado, los retrasos, los insultos…
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Apostillado (apostille o authentication): Tras notarizar la traducción hay que ir con el original y la traducción a la oficina del Secretary of State (algo así como la delegación del Gobierno en España) que está en la capital del estado donde el documento que quieres apostillar se emitió. He visto que una gran mayoría de oficinas de Secretary of State sólo admiten documentos notarizados en su propio estado. Consulta la página web del Secretary of State del estado para comprobar el procedimiento exacto y las tarifas (una búsqueda en Google del tipo Procedure for Document Authentication (Apostilles) + estado te puede ayudar). Lo mejor es ir personalmente, lo suelen hacer en el momento y te aseguras de que no se pierden los documentos, pero por correo también funciona. Atención, los documentos judiciales deben ser apostillados por el propio oficial judicial.
Una vez tengas el documento apostillado con su traducción ya estás listo para entregarlo en el Consulado. Este procedimiento es válido para cualquiera de los 98 países integrantes de la Convención de La Haya (ver lista de países miembros).
¡Que usted lo apostille bien!
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En nuestro caso Mariano, al ser matrimonio entre español y americana, lo tradujimos nosotros mismos (mas bien ella :D). Al ser en su propia lengua y ser bilingue, poniendo atención no hubo ningún problema. Ese punto es algo confuso porque algunas parejas interpretan que es obligatorio hacerlo con traductores oficiales, pero no es así. A nosotros nos fue bien. Y lo de la apostilla sin problema. Luego fuimos a la oficina de mi provincia, tuvimos que esperar unas 3 horas a que estuviera listo (te vas y luego vuelves). El tiempo me imagino que varía en función del trabajo que tengan. También se ofrecen a enviártelo a casa por correo. Nosotros optamos por esperar.
Creo que sea yo el que le de provecho a este articulo, imagino que por su perspectiva de comenzar del punto de vista de ‘este lado de la charca’ hacia lo internacional. Thanks!
Un comentario: para españoles que vengan en plan de obtener títulos o certificados académicos aquí en EEUU, contemplo algún obstáculo que pueda surgir en transferir documentos -por ejemplo- de un estado (donde se obtuvo el titulo) a otro (done se reside actualmente). Comento esto porque yo he tenido problemas (en mis días de universidad) para transferir documentos de un estado al otro por tonterías burocráticas.
También entiendo que en cuestiones de documentos personales (nacimiento, et. al.) hay que estar bastante acertado que las agencias gubernamentales entablen el proceso de intercambio para avanzar los documentos sin obstáculos. Si entiendo esto bien, la municipalidad de New York -por ejemplo- y el estado de New York tienen diferencias de origen para poder intercambiar documentos de acuerdo al convenio por tal de sus jurisdicciones internas (que luego no sea esto autentica jaqueca a soportar).
Hola. Mi hijo, que vive en Estados Unidos y es ciudadano americano, viene a estudiar a España y está en los trámites. Necesita apostillar el título de high school y mi pregunta es: ¿lo que se apostilla es el título o la fotocopia compulsada y notarizada? ¿o todo?
Gracias por la información.
Rubén
Hola Rubén, lo que se apostilla es la propia traducción, no una fotocopia compulsada del título.
Hay que llevar el título a que lo traduzcan, notarizar la traducción e ir con ambos (original y traducción notarizada) a la oficina correspondiente del estado donde te pondrán un sello oficial en la copia notarizada. El título original no lo tocan.
Cada estado tiene un procedimiento, busca en google “Procedure for Document Authentication (Apostilles) + tu estado ” para que tu hijo vea dónde puede realizar la gestión.
Saludos!
Gracias, Mariano. Muy útil el post.
Y muy bueno tu blog, sinceramente. He llegado a él consultando acerca de trámites burocráticos, pero ya me quedo enganchado.
Saludos, Rubén A.M.
Gracias Rubén. También tenemos el foro para cualquier cosa que surja, ok?
http://www.marianolozano.com/foro/
Saludos!
Mariano,
No estás bien informado.
Según el MAEC (Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación) la traducción oficial podrá hacerse:
• Por Traductor o Intérprete Jurado, debidamente autorizado o inscrito en España. En este enlace encontrarás una lista actualizada de los traductores/as jurados nombrados por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación español: http://www.maec.es/es/MenuPpal/Ministerio/Tablondeanuncios/InterpretesJurados/Paginas/LISTADOACTUALIZADODELOSTRADUCTORES-INTÉRPRETESJURADOSENEJERCICIO.aspx
• Por cualquier Representación diplomática o consular del Estado Español en el extranjero.
• Por la representación diplomática o consular en España del país de que es ciudadano el solicitante o, en su caso, de de procedencia del documento.
El Traductor o Intérprete Jurado estampará su sello y firma por lo que no será necesario pagar al consulado las tasas para legalizar la traducción.
El proceso que explicas es el de las traducciones del español al inglés porque en España no es necesario que la traducción esté firmada por un notario americano (solo lo piden las autoridades americanas). Además, las traducciones realizadas por un traductor certificado por el ATA (Asociación Americana de Traductores) no tienen ningún carácter oficial a efectos de España.
Por último, para la homologación o convalidación de estudios en Estados Unidos se puede consultar: http://www.educacion.gob.es/educacion/universidades/educacion-superior-universitaria/titulos/homologacion-titulos/homologacion-titulos-universitarios.html
Eva, no me queda claro con tu comentario qué es lo que está mal del presente artículo. Hablas de traducciones juradas y por el modo en que lo planteas no me cabe la menor duda que que eres traductora jurada. Esto es, haces una defensa corporativa sin haber siquiera leído de lo que trata el artículo: la legitimación de documentos oficiales a través de la Apostilla de la Haya.
La Apostilla de la Haya NO te convalida ningún título del mismo modo que una traducción jurada tampoco certifica que un documento oficial es un documento oficial, sino que sólo certifica la traducción. Por tanto, si necesitas probar que un papelajo que aparenta ser el carnet de la piscina municipal es realmente un documento de identidad expedido por una entidad oficial con validez oficial en el país donde se ha expedido, este necesita ir apostillado. La traducción jurada sobra en la mayoría de los casos como la propia y ajena experiencia demuestra.
Hola,podria ayudarme alguien, en darme informacion,donde puedo ir con mi cretificado de matrimonio(americano)para apostillar aqui en españa?
lo necesito para mi nacionalidad,el abogado me dice que lo envie a u.s.a.,pero aqui lo puedo hacer?si alguien sabe de algo,porfavor escribame.
andresiturria@aol.com
Muchas Gracias.
Tu abogado tiene razón; no creo que te lo hagan en la embajada. Lo puedes hacer por correo certificado dirigiéndote al gobierno del estado donde te casaste.
Hola, Andrés. Te copio aquí lo que aparece en la web de la Embajada Americana en España. (Aparece en ese link, a mitad de página más o menos)
Suerte..
Rubén
http://spanish.madrid.usembassy.gov/es/citizen-services/faqsp.html
P: ¿Cómo legalizo mis documentos de los EE.UU/obtengo la Apostilla de la Haya para mis documentos emitidos en los Estados Unidos? (por ej. Certificados de nacimiento, divorcio o fallecimiento)
R: A continuación se encuentran los pasos a seguir para cumplir los requisitos de legalización de documentos de los EE.UU.
1. Obtener el documento oficial de EE.UU. a través del “County Clerk’s Office” o vía internet Vitalcheck.com (esta es una empresa privada no perteneciente al Gobierno de los EE.UU.)
2. Contactar con el departamento de legalización correspondiente al estado donde fueron emitidos los documentos para legalizar los documentos mediante la Apostilla de la Haya en persona o por correo. Se incluye el listado de dicho departamento por estado.
3. Una vez legalizados, los documentos han de ser traducidos por un traductor jurado en España. El listado oficial de traductores jurados se puede encontrar en la página web del Ministerio de Asuntos Exteriores.
*Ninguno de estos trámites se pueden llevar a cabo a través de la embajada.
*No se pueden obtener sellos o giros postales de EE.UU. en la Embajada.
Senor Lozano: Le agradezco que haya publicado este articulo, me ha servido muchisimo para agilizar un tamite que era desconocido para mi y que le urge a mi sobrina que vive en Espana. Muchas Gracias.